In data 8 maggio 2019 è stato pubblicato il Regolamento n. 1 del 2019 “concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna,finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali“, in particolare per quanto riguarda i provvedimenti correttivi di cui al’art. 58 c2 e le sanzioni di cui all’art. 83 del GDPR.
Il Garante -stabilisce il Regolamento – ispira la propria azione a princìpi di trasparenza, ragionevolezza, proporzionalità e non discriminazione, realizzando l’interesse pubblico connesso a ciascuna attività secondo criteri di buona amministrazione, economicità, adeguatezza e imparzialità, valorizzando l’utilizzo di tecniche informatiche e della telematica. A tal fine, terrà conto della natura e della gravità degli illeciti da accertare in rapporto ai relativi effetti e all’entità del pregiudizio che essi possono comportare per uno o più interessati.
Il Regolamento disciplina articolo per articolo la procedura seguita dagli uffici del Garante in caso di reclami, di conseguente adozione dei provvedimenti correttivi e sanzionatori ed in particolare, all’art. 15, si dedica ai reclami in materia di diritti degli interessati. Norma di particolare interesse per gli operatori sul campo per comprendere le implicazioni e lo svolgimento del procedimento innanzi all’Autorità di Controllo.
In relazione ai reclami che abbiano ad oggetto, in via esclusiva, la violazione degli articoli da 15 a 22 del RGPD per i quali l’istante abbia già esercitato, in relazione al medesimo oggetto, i diritti riconosciuti da tali disposizioni nei confronti del titolare del trattamento senza ottenere un idoneo riscontro nei termini di cui all’articolo 12, paragrafo 3, del GDPR, salvi i casi di inammissibilità o manifesta infondatezza, entro quarantacinque giorni dalla data della sua ricezione, il reclamo è comunicato al titolare, con invito ad esercitare entro venti giorni dal suo ricevimento la facoltà di comunicare all’istante e all´Ufficio la propria eventuale adesione spontanea.
In caso di adesione spontanea da parte del titolare, il dipartimento, servizio o altra unità organizzativa competente informa l’istante, ai sensi dell’articolo 77, paragrafo 2, del RGPD, e comunica al titolare o al responsabile del trattamento l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui agli articoli 58, c2, e 83 del RGPD, ai sensi dell’articolo 166, c5, del Codice.
In sostanza, il garante avvia una procedura di accertamento sanzionatorio, perchè il titolare o il responsabile hanno atteso l’intimazione dell’Autorità per dare risposta all’interessato che ha dovuto adire con reclamo il Garante per ottenere risposta all’esercizio di un proprio diritto.
Qualora, invece, l’istante non abbia preventivamente esercitato i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del RGPD con istanza rivolta al titolare del trattamento, se dal reclamo non emergano specifiche e fondate ragioni che ne giustifichino la mancata effettuazione, il dipartimento, servizio o altra unità organizzativa ai quali il reclamo è assegnato invita, entro quarantacinque giorni dalla data della ricezione del reclamo, l’istante a rivolgersi al titolare del trattamento.
Appare evidente, quindi, l’enorme attenzione che titolari e responsabili devono avere nell’ambito della organizzazione interna e in termini di awarness, rispetto alle richieste degli interessati, dei clienti, degli utenti di cui trattino i dati personali.
Precondizione per il reclamo, infatti, da parte dell’interessato è che vi sia stata una richiesta di esercizio di uno dei diritti previsti dagli artt. 15 a 22 e che sia mancato un adeguato riscontro.
Come afferma l’art. 15 c2, al reclamo l’interessato deve allegare copia della richiesta rivolta al titolare del trattamento e dell’eventuale riscontro ricevuto e, comunque, l’aver esercitato prima con il titolare o il responsabile i propri diritti ai quali non si è avuta risposta o una risposta negativa.
